.

Ootused võrgustiku tööle

Dokumendivahetuse võrgustiku peamised eesmärgid on:

  • DVK-ga seonduvate probleemide jagamine, kaardistamine ja lahendamine;
  • DHS-ide ja DVK arendamine, et lihtsustada dokumendivahetust ja automatiseerida protsesse;
  • juurutada DVK andmevahetust kogu avalikus sektoris, et kõik selle ametnikud hakkaks kasutama DVK-d;
  • tagada digitaalne infovahetus ja toimivad e-teenused, lihtsustades seeläbi kodanike suhtlemist riigiga;
  • koostöö tekkimine, jagades teadmisi ja kogemusi.

Võtmeküsimus on meie jaoks praegu

  • luua töörühm, mis on elujõuline ja mille tegevuse tulemusel saavutatakse eesmärgid;
  • kaardistada dokumendivahetusega seonduvad probleemid ning pakkuda lahendusi;
  • selgitada, millised on DHS-ide ja DVK arendusvajadused;
  • kuidas efektiivsemalt dokumendivahetust korrastada, muutes seda lihtsamaks ja usaldusväärsemaks;
  • ühtlustada dokumendihaldussüsteemide kasutatavust;
  • liikuda paberivabamale asjaajamisele, kasutades selleks aktiivsemalt DVK-d, mis oleks mugav suhtluskanal nii era- kui ka avaliku sektoriga suhtlemisel;
  • millal ja kas võrgustikus tehtav töö on praktikas kasutatav;
  • leida koostööks aega ja reaalseid võimalusi;
  • millal ja kas võrgustikus tehtav töö on praktikas kasutatav ning mis on lõppeesmärk.

Üksteise informeerimise osas võiksime kokku leppida:

  • tähtaegades ja neist ka kinni pidada;
  • informatsioon on eesmärgipõhine ning edastatud kõigile võrgustiku liikmetele;
  • tagasiside mitteandmine ei tähenda automaatselt nõusolekut;
  • töökeskkonnas ja meililistis.

Ülesannete/kokkulepete täitmise osas võiksime kokku leppida:

  • tähtaegadest kinnipidamise kindla ajakava alusel;
  • püstitatud ülesanded on läbimõeldud, kõigile arusaadavad ja realistlikud (arvestades üksteise töökoormust);
  • ülesannete täitmiseks on määratud rollid, mida keegi peab tegema ning vastutaja;
  • juhul, kui ülesannet/kokkulepet ei ole võimalik täita ja/või tähtajast kinni pidada, siis teavitatakse aegsasti võrgustiku liikmeid;
  • vajadusel luuakse üksikute teemade lahendamiseks erinevad töörühmad, igaühel neist on vastutaja (töörühma juht);
  • kiireloomulise ülesande puhul põhjendame kiirustamise vajadust.

Töö kvaliteedi osas võiksime kokku leppida:

  • mis on kvaliteet ja selle mõõdikutes:
    Tähtaegsus
    Dokumenteeritus
    Otsused + muutmine neist lähtuvalt
    Muudab töökindlamaks
    Jätkab tööd kuni kõik eesmärgid on saavutatud
  • selgesõnalises ülesande püstituses veendumaks, et ülesanne on kõigile üheselt arusaadav;
  • kõik võrgustiku liikmed teevad oma tööjaotuse osas asju pühendatult;
  • tagasiside andmine on oluline ning eriarvamusi põhjendatakse;
  • oluline ei ole kvantiteet, vaid kvaliteet;
  • võimaluste osas;
  • testperioodi osas.

Ideedega panustamise osas võiksime kokku leppida:

  • ei ole rumalaid mõtteid/ideid ja anname sõna kõigile, kes tahavad midagi öelda;
  • mõtleme idee rakendatavuse läbi enne idee vastuvõtmist/tagasilükkamist, arvestades ratsionaalsust ja reaalset teostatavust;
  • iga idee saab tagasiside;
  • vajadusel ideed täiendatakse;
  • juba vastuvõetud tegevus ei ole idee.

Tagasiside andmise osas võiksime kokku leppida:

  • tähtajad;
  • konkreetsemad küsimused, milliseid aspekte hinnata/vaadelda;
  • tagasisidet soovime saada kõigilt võrgustiku liikmetelt;
  • oodatud on nii positiivne kui ka konstruktiivne kriitika. Viimase puhul on kirjeldatud võrgustiku liikme/liikmete kahtlused ja võimalikud alternatiivid;
  • kes koondab tagasisidet ja teeb vastavad kokkuvõtted, lisades ka kirje (mitte) arvestatavuse kohta koos põhjendusega;
  • vastava keskkonna, kuhu tagasiside koondub.

Kuivõrd/kuidas võiksime panustada koostöösse

  • kuulame üksteise vajadused ära;
  • panustame maksimaalselt oma aega ettepanekutega tutvumisse, arvamuse andmisse ning testimisse;
  • jagame oma kogemusi, testime uusi lahendusi, anname sisendi ja teeme muudatusettepanekuid;
  • suhtleme asutuse juhtidega, et leida kinnitust, tuge ja toetust senisele tööle ja plaanidele;
  • mõtleme piire (piiranguid) seadmata;
  • kõik avaldame arvamust, vajadusel küsime lisaaega;
  • vajadusel kasutame delegeerimismeetodeid.

Uute teemade sissetoomise osas võiksime kokku leppida:

  • eelkõige lõpetame vanad, kui võtame uusi;
  • ettepanekud on edastatud kõikide võrgustiku liikmeteni;
  • arutelu, kas teema haakub praeguse eesmärgiga ning kas vajab täna arutamist-tegutsemist;
  • uued teemad peavad olema põhjendatud ning arusaadavalt sõnastatud ja jääma reaalsuse piiridesse;
  • uued teemad eraldame olemasolevatest ning vajadusel määrame eraldi tähtajad;
  • juhul kui uus teema toob kaasa tuntava kvalitatiivse hüppe, siis sellega tuleb arvestada;
  • eelnevate teemade kohta on olemas kokkuvõtted ega jäta asju pooleli;
  • kindla viisi;
  • vajadusel korraldame kokkusaamisi.

Uute protseduuride/kokkulepete tegemise osas võiksime kokku leppida:

  • eelneva teavitamise ja selgitamise korra;
  • võrgustiku liikmetele on antud aega uute protseduuride/kokkulepetega tutvuda;
  • võrgustiku liikmetega on uued protseduurid/kokku lepped läbiarutatud;
  • võrgustiku liikmete eriarvamused on alati põhjendatud;
  • kuidas selgineb uute protseduuride puhul realiseerimise võimalikkus;
  • uute protseduuride vastuvõtmiseks peab olema enamuse võrgustiku liikmete nõusolek;
  • protseduuride ja kokkulepete haldamise korras;
  • terminites;
  • kes juhib otsustusprotsessi.

QR Code
QR Code tugiorganisatsioon:toogrupid:dokumendivahetus:kohtumised:ootused:start (generated for current page)